Digitale Vertragsverwaltung: vom Aktenordner zur Übersicht
Digital heißt nicht, PDF-Dateien in einen Ordner zu legen. Entscheidend sind die Metadaten: Wer, was, wie lange, zu welchem Preis und mit welcher Frist.
Kurz gesagt
Eine digitale Vertragsverwaltung besteht aus einer strukturierten Vertragsdatenbank mit Metadaten (Partner, Gegenstand, Wert, Laufzeit, Kündigungsfrist), einer Volltextsuche über die Dokumente, automatischen Fristenerinnerungen und einem Rechtekonzept. Der Nutzen entsteht durch die Metadaten, nicht durch die Ablage selbst.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Welche Metadaten Sie mindestens brauchen
Diese Felder beantworten neunzig Prozent aller Rückfragen.
- Vertragspartner und interne verantwortliche Person
- Vertragsart und kurzer Gegenstand
- Beginn, Ende, Verlängerungsart, Kündigungsfrist und daraus errechneter Stichtag
- Jahreswert oder Volumen für Budget und Priorisierung
- Ort des unterschriebenen Originals sowie zugehörige Nachträge
Automatisch auslesen statt abtippen
Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel lassen sich beim Hochladen aus dem Dokument extrahieren. So wächst die Datenbank nebenbei, statt an der Fleißarbeit zu scheitern, an der die meisten Projekte im Mittelstand scheitern.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Rechte und Vertraulichkeit
Nicht jeder braucht Zugriff auf jeden Vertrag. Trennen Sie mindestens zwischen Ansehen, Hochladen und Verwalten, und behandeln Sie Personalverträge in einem eigenen Bereich mit eingeschränktem Kreis.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Vor der CLM-Entscheidung: erst den Engpass messen
Prüfen Sie zehn echte Verträge, bevor Sie ein Jahresbudget binden. Sie sehen sofort, ob Ihr Problem Prüfqualität oder Verwaltung ist. 6,99 Euro je Analyse; im Paket ab 3,50 € je Vertrag (10 Analysen für 34,99 €), ab 15 Analysen individuelles Angebot.
- Sofort startklar ohne Implementierung, kein Rollout-Projekt und keine Schulung
- Fundstellen mit Fundort im Dokument, exportierbar für Freigabe und Kanzlei
- Kontingent mit fester Kostenstelle statt Lizenz pro Nutzer und Jahr
Was kostet das konkret?
Feste Paketpreise, einmalig zahlbar, kein Abo und keine Mindestlaufzeit. Das Guthaben steht sofort nach dem Kauf bereit und verfällt nicht.
Einzelanalyse
6,99 €
1 Analyse · 6,99 € je Vertrag
- 5 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
3er-Paket
14,99 €
3 Analysen · 5,00 € je Vertrag
- 15 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
5er-Paket
21,99 €
5 Analysen · 4,40 € je Vertrag
- 25 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
10er-Paket
34,99 €
10 Analysen · 3,50 € je Vertrag
- 50 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
Rechenbeispiel Einkauf: 15 Rahmenverträge im Quartal
Ab 15 Analysen machen wir Ihnen ein Angebot mit Staffelpreis. Als Orientierung: das größte Paket oben liegt bei 3,50 € je Vertrag, 15 Prüfungen kosten damit rund 52,50 €. Eine externe Erstprüfung liegt üblicherweise bei 180 bis 400 € pro Stunde — schon eine eingesparte Prüfstunde deckt das Ganze.
Beschreiben Sie kurz Ihr Vertragsvolumen und die aktuelle Ablage. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob Vorprüfung, CLM oder beides passt.
Häufige Fragen
- Reicht ein geteilter Ordner mit PDF-Dateien?
- Für die Ablage ja, für die Steuerung nein. Ohne Metadaten und Fristenerinnerung merken Sie eine Verlängerung erst, wenn die Rechnung kommt.
- Brauchen wir eine Vertragsdatenbank oder ein DMS?
- Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dateien, eine Vertragsdatenbank verwaltet Vertragsdaten. Wer bereits ein DMS hat, ergänzt meist nur die vertragsspezifischen Felder und Erinnerungen.
- Wie starten wir mit dem Bestand?
- Nicht vollständig, sondern nach Wirkung: erst laufende Kostenverträge und Kundenrahmenverträge, dann der Rest. Ein zu 60 Prozent gepflegtes Verzeichnis nützt mehr als ein nie fertiges Projekt.
- Ist die Ablage in der Cloud datenschutzkonform?
- Wenn die Verarbeitung in der EU stattfindet, ein AVV nach Art. 28 DSGVO besteht und Zugriffsrechte sauber gesetzt sind, spricht nichts dagegen.
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