CLM-Software oder Vertragsprüfung: was Sie wirklich brauchen

Zwei verschiedene Probleme

CLM beantwortet die Frage „Wo steht der Vertrag im Prozess?“. Die Prüfung beantwortet „Was steht drin und was ist daran riskant?“. Große Suiten enthalten inzwischen Analysefunktionen, die aber an ein Rollout, eine Jahreslizenz und eine Datenmigration gekoppelt sind.

Entscheidungsraster

Zählen Sie Ihre aktiven Verträge und die Zahl der Personen, die Verträge zeichnen. Unter etwa hundert Verträgen und mit wenigen Zeichnungsberechtigten sind Tabelle plus Prüfung fast immer die bessere Wahl.

Kombination statt Entweder-oder

Wer bereits eine Suite betreibt, kann die inhaltliche Vorprüfung davorschalten: prüfen, bevor der Vertrag in den Freigabe-Workflow geht. So kommen nur bereinigte Fassungen in die Genehmigungsschleife.

Kostenvergleich über drei Jahre

Der Preisunterschied wird erst über die Laufzeit sichtbar, weil bei CLM-Suiten Einführung, Migration und Schulung dazukommen. Eine grobe Rechnung für einen Betrieb mit 120 Verträgen im Jahr:

• CLM-Suite: Lizenz ab etwa 4.000 Euro im Jahr plus einmalig Einführung und Datenmigration
• Interner Aufwand: Rollout, Vorlagenpflege, Schulung der Zeichnungsberechtigten
• KI-Vorprüfung: 120 Analysen im Kontingent, Rechnung statt Einzelkäufe, kein Rollout
• Fristenführung: als Tabelle mit Erinnerung abbildbar, solange die Zahl der Verträge dreistellig bleibt

Migrationsfalle: Was beim Wechsel oft übersehen wird

Wer von der Ablage in eine Suite wechselt, unterschätzt regelmäßig zwei Punkte. Erstens ist der Altbestand nur so gut wie seine Metadaten: Ohne erfasste Laufzeit und Kündigungsfrist bringt die Migration lediglich PDF-Dateien in ein neues System. Zweitens fehlt in vielen Suiten die inhaltliche Bewertung des Bestands, weil deren Analysemodule oft nur mit den eigenen Vorlagen arbeiten. Sinnvoll ist deshalb, Altverträge vor der Migration einmal inhaltlich zu prüfen und die dabei erkannten Fristen und Risiken direkt als Metadaten zu übernehmen.