Inkassoschreiben erhalten: Forderung, Gebühren und Verjährung richtig prüfen

Erste Reaktion: Ruhe bewahren, Unterlagen sortieren

Ein Inkassoschreiben ist weder ein Gerichtsbeschluss noch ein Vollstreckungstitel. Ignorieren solltest du es trotzdem nicht, überweisen aber auch nicht aus dem Bauch heraus. Sichere zuerst die Unterlagen, bevor du mit jemandem sprichst.

• Datum des Briefzugangs notieren und den Umschlag aufbewahren
• Aktenzeichen, Name des Inkassobüros und des Auftraggebers festhalten
• Rechnungen, Mahnungen, Verträge und Bestellbestätigungen zum Vorgang heraussuchen
• Die Zahlungsfrist des Büros eintragen, sie ist keine gerichtliche Frist
• Nicht anrufen, bevor du die Unterlagen kennst

Die drei Stufen des Mahnwesens im DACH-Raum

Auf die kaufmännische Mahnung des Gläubigers folgt das außergerichtliche Inkasso, danach die gerichtliche oder amtliche Stufe. Nur auf der dritten Stufe zählen gesetzliche Fristen. Auf den Inkassobrief selbst musst du nicht innerhalb einer Frist reagieren, es sei denn, du willst das Verfahren früh beenden. Die Besonderheiten je Land haben eigene Seiten: für Deutschland Mahnbescheid prüfen (Widerspruch und Vollstreckungsbescheid), für Österreich Mahnklage Österreich prüfen (bedingter Zahlungsbefehl, Einspruch in 4 Wochen) und für die Schweiz Zahlungsbefehl Schweiz prüfen (Rechtsvorschlag bis zum Betreibungsregister).

Pflichtangaben nachweisen lassen

Ein seriöses Inkassoschreiben beantwortet vier Fragen: Wer ist der Gläubiger, woraus entsteht die Forderung, wie setzt sich der Betrag zusammen und in wessen Auftrag schreibt das Büro? In Deutschland schreibt § 13a RDG diese Angaben für Inkassodienstleister gegenüber Privatpersonen vor. In Österreich und der Schweiz kannst du dieselben Angaben schriftlich anfordern. Kennst du weder Gläubiger noch Vorgang, kann es ein Betrugsversuch sein.

• Auftraggeber mit Name und Anschrift
• Forderungsgrund mit Vertragsgegenstand und Vertragsdatum
• Zinsberechnung mit Hauptforderung, Zinssatz und Zeitraum
• Inkassokosten nach Art, Höhe und Grund
• Nachweis der Beauftragung oder der Abtretung, wenn du ihn verlangst
• Warnsignale für eine Fälschung: Zahlung auf ein Auslandskonto oder an eine Privatperson, ein Anhang oder Link in einer E-Mail statt eines Briefs, kein erkennbarer Vertrag

Gebührenkontrolle: Was darf ein Inkassobüro verlangen?

Inkassokosten sind Verzugsschaden. Es braucht also eine fällige Forderung und Verzug, bevor das Büro eingeschaltet wurde. Eigener Aufwand des Gläubigers wie Kontoführung, Recherche oder Telefonate ist meist nicht erstattungsfähig. Wie hoch die Kosten sein dürfen, regeln die drei Länder verschieden.

Verjährungs-Check: Ist das Geld überhaupt noch einforderbar?

Verjährung bedeutet nicht, dass die Schuld verschwindet. Du darfst die Zahlung verweigern, wenn du dich darauf berufst. Tust du es nicht, wird sie in keinem der drei Länder von Amts wegen berücksichtigt. Maßgeblich sind Entstehung oder Fälligkeit der Forderung, nicht das Datum des Inkassobriefs.

• Mahnungen und Inkassobriefe halten die Verjährung nirgends an. In Deutschland kann aber ein Schriftwechsel, in dem ihr über die Forderung verhandelt, die Verjährung hemmen (§ 203 BGB)
• Ein Anerkenntnis lässt die Verjährung neu beginnen, nicht rückwirkend, sondern ab diesem Zeitpunkt, und auch eine Teilzahlung oder Ratenvereinbarung kann als Anerkenntnis gelten (DE: § 212 BGB, AT: § 1497 ABGB, CH: Art. 135 OR)
• Ist die Forderung schon verjährt, kannst du dich weiter darauf berufen. Eine Zahlung lässt sich in Deutschland aber nicht zurückfordern (§ 214 Abs. 2 BGB), und eine ausdrückliche Zusage kann als Verzicht auf die Einrede gelten

Richtig reagieren: Der schriftliche Widerspruch

Widersprich einer unberechtigten Forderung schriftlich und so, dass du den Zugang nachweisen kannst, am besten per Einschreiben, bei E-Mail oder Fax mit gesichertem Beleg. Telefonische Absprachen mit Callcentern sind riskant: Ein Anerkenntnis braucht in Deutschland keine Form, es genügt ein Verhalten, aus dem das Bewusstsein vom Bestehen der Forderung folgt. Was am Telefon gesagt wurde, kannst du später kaum belegen. Das Muster unten ist ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung.

• Betreff: „Aktenzeichen [Nummer], Ihr Schreiben vom [Datum]“
• „Ich bestreite die geltend gemachte Forderung dem Grunde und der Höhe nach. Dieses Schreiben ist kein Anerkenntnis.“
• „Bitte übersenden Sie mir eine vollständige Forderungsaufstellung mit Vertragsgegenstand, Vertragsdatum, Hauptforderung, Zinsberechnung und Aufschlüsselung der Inkassokosten sowie den Nachweis Ihrer Beauftragung oder der Abtretung.“
• Falls die Forderung alt ist: „Soweit die Forderung verjährt ist, erhebe ich die Einrede der Verjährung.“
• Nur Deutschland: „Da ich die Forderung bestreite, widerspreche ich einer Meldung an Auskunfteien und fordere Sie auf, davon abzusehen.“
• „Bis zur Klärung unterzeichne ich keine Ratenvereinbarung.“
• Der Widerspruch gegen den Inkassobrief ersetzt nicht die Gegenwehr gegen einen Mahnbescheid, eine Mahnklage oder einen Zahlungsbefehl. Dafür gelten die Fristen aus Abschnitt 2.

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