Vertragsprüfung in der IT: Beispielablauf für Software, SaaS und Wartung
IT-Verträge bestehen fast immer aus mehreren Dokumenten: Hauptvertrag, SLA, AVV und Preisliste. Risiko entsteht meist im Zusammenspiel, nicht in einem einzelnen Absatz.
Kurz gesagt
In der IT-Abteilung läuft die Prüfung so: Hauptvertrag, SLA und AVV zusammenstellen, hochladen, Auswertung nach Verfügbarkeit, Reaktionszeiten, Subunternehmern, Datenrückgabe und Exit sichten, offene Punkte an Anbieter und Datenschutz geben, danach Verlängerungstermine als Frist hinterlegen. Ergebnis je Dokument in rund 30 Sekunden.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Beispielablauf: neues SaaS-Tool für 80 Nutzer
Ein Fachbereich will ein Cloud-Tool einführen, die IT prüft vor der Bestellung.
- Schritt 1: Hauptvertrag, SLA, AVV und Preisliste hochladen (Vertragsart: Softwarevertrag).
- Schritt 2: SLA gegen die eigene Erwartung prüfen: Verfügbarkeit in Prozent, Messzeitraum, Wartungsfenster, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Rechtsfolgen bei Unterschreitung.
- Schritt 3: AVV prüfen: Weisungsrechte, Subunternehmer und Genehmigungsvorbehalt, Ort der Verarbeitung, Löschung und Rückgabe der Daten, Meldefristen bei Vorfällen.
- Schritt 4: Exit klären: Datenexport in gängigem Format, Frist nach Vertragsende, Kosten für Migrationsunterstützung.
- Schritt 5: Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist als Frist mit Vorlauf hinterlegen, Bericht zur Lizenzakte ablegen.
Zweiter Ablauf: Wartungsvertrag verlängern
Vor der automatischen Verlängerung wird der bestehende Wartungsvertrag erneut geprüft. Die Auswertung zeigt, ob Reaktionszeiten noch zum aktuellen Betrieb passen, ob Preisanpassungen ohne Obergrenze möglich sind und ob die Kündigungsfrist bereits läuft. Ein Vorlauf von drei Monaten reicht in der Regel, um zu verhandeln statt zu verlängern.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Typische Lücken in IT-Verträgen
Regelmäßig markierte Stellen aus der Praxis.
- Verfügbarkeit ohne Messverfahren oder mit Wartungsfenstern außerhalb der Berechnung
- SLA ohne Rechtsfolge bei Unterschreitung, nur mit Bemühensklausel
- AVV ohne Regelung zu Subunternehmern oder Drittlandtransfer
- Datenrückgabe nur auf Anfrage und gegen Zusatzkosten
- Nutzungsrechte an Individualentwicklungen beim Anbieter
Dokumente im IT-Ablauf
| Dokument | Prüffokus | Ergebnis |
|---|---|---|
| Hauptvertrag | Laufzeit, Haftung, Preisanpassung | Verhandlungsliste |
| SLA | Verfügbarkeit, Reaktionszeit, Rechtsfolge | Kennzahlen abgeglichen |
| AVV | Art. 28 DSGVO, Subunternehmer, Löschung | Datenschutz-Freigabe |
| Preisliste | Staffeln, Anpassung, Zusatzmodule | Budgetplanung |
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- Haftung, Laufzeit, Kündigung und Zahlungsziel mit Fundort im Dokument
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Häufige Fragen
- Können wir SLA und AVV getrennt prüfen?
- Ja, beides funktioniert einzeln. Aussagekräftiger ist die gemeinsame Prüfung, weil Haftung im Hauptvertrag und Rechtsfolgen im SLA zusammenhängen.
- Erkennt die Prüfung Drittlandtransfers?
- Die Auswertung markiert Angaben zu Verarbeitungsort, Subunternehmern und Übermittlungsgrundlagen im Vertragstext. Die Bewertung des konkreten Transfers bleibt Aufgabe Ihres Datenschutzbeauftragten.
- Funktioniert das auch bei gescannten Verträgen?
- Ja. Gescannte PDF werden per Texterkennung ausgelesen, danach läuft die Auswertung wie bei Textdokumenten.
- Wie halten wir Verlängerungstermine im Blick?
- Erkannte Laufzeiten und Kündigungsfristen lassen sich als Fristen mit Vorlauf hinterlegen, sodass die Verhandlung vor der automatischen Verlängerung startet.
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