Vertragsprüfung im Einkauf: Beispielablauf von der Anfrage bis zur Freigabe
Im Einkauf entscheidet nicht der Preis über das Risiko, sondern das Kleingedruckte in den Lieferbedingungen. Der folgende Ablauf zeigt, wie eine Vorprüfung in einen bestehenden Beschaffungsprozess passt, ohne ihn zu verlangsamen.
Kurz gesagt
Im Einkauf läuft die Vertragsprüfung in fünf Schritten: Angebot und Vertragsentwurf sammeln, Entwurf hochladen, Auswertung nach Haftung, Zahlungsziel, Laufzeit und Vertragsstrafe sichten, markierte Punkte in die Verhandlung geben und die Freigabe mit dem Prüfbericht dokumentieren. Eine Prüfung dauert rund 30 Sekunden und kostet 6,99 Euro, ab 15 Analysen als Kontingent auf Rechnung.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Beispielablauf: Rahmenvertrag mit einem neuen Lieferanten
Ein Fertigungsbetrieb vergibt ein Jahresvolumen an einen neuen Zulieferer. Der Entwurf kommt mit eigenen Einkaufsbedingungen als Anlage.
- Schritt 1: Entwurf inklusive aller Anlagen als PDF oder Word zusammenführen und hochladen (Vertragsart: Rahmenvertrag).
- Schritt 2: Auswertung nach rund 30 Sekunden sichten, Fokus auf Haftungsgrenze, Vertragsstrafe, Zahlungsziel und Preisanpassungsklausel.
- Schritt 3: Markierte Klauseln mit Fundstelle in die Verhandlungsliste übernehmen, Formulierungsvorschläge als Gegenvorschlag nutzen.
- Schritt 4: Nur Punkte mit hohem Prüfbedarf an Recht oder Kanzlei weitergeben, der Rest läuft ohne Umweg durch.
- Schritt 5: PDF-Bericht zur Bestellung ablegen, erkannte Laufzeit und Kündigungsfrist in die Fristenübersicht übernehmen.
Zweiter Ablauf: Bestellung gegen fremde AGB
Bei Bestellungen unter Verwendung fremder Einkaufs- oder Lieferbedingungen zeigt die Vorprüfung, welche Klauseln vom gesetzlichen Leitbild abweichen. Typische Treffer sind Gefahrübergang, Abtretungs- und Aufrechnungsverbote sowie einseitige Preisgleitklauseln. Praktisch bewährt hat sich eine Prüfung je Lieferant statt je Bestellung: die Bedingungen bleiben gleich, nur Menge und Preis wechseln.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Worauf der Einkauf besonders schaut
Diese Punkte tauchen in nahezu jedem geprüften Lieferantenvertrag auf.
- Haftung ohne Begrenzung auf den Auftragswert oder Freistellung ohne Gegenseitigkeit
- Zahlungsziel und Skonto im Widerspruch zur Verzugsregelung
- Automatische Verlängerung mit langer Kündigungsfrist
- Preisanpassung ohne Auslöser, Obergrenze oder Kündigungsrecht
- Lieferzeiten als Circa-Angaben ohne Verbindlichkeit
Rollen im Beispielablauf
| Schritt | Wer macht es | Dauer |
|---|---|---|
| Entwurf hochladen | Einkauf (Sachbearbeitung) | 2 Min. |
| Auswertung sichten | Einkauf | 5 bis 10 Min. |
| Verhandlungsliste erstellen | Einkauf | 10 Min. |
| Juristische Freigabe | Recht oder Kanzlei | nur bei markierten Punkten |
| Ablage und Fristen | Einkauf | 2 Min. |
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
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- Ergebnis in rund 30 Sekunden, ohne Software-Einführung und ohne Vertragsbindung
- Haftung, Laufzeit, Kündigung und Zahlungsziel mit Fundort im Dokument
- Kontingent auf Rechnung, damit Kolleginnen und Kollegen ohne Einzelfreigabe prüfen können
Was kostet das konkret?
Feste Paketpreise, einmalig zahlbar, kein Abo und keine Mindestlaufzeit. Das Guthaben steht sofort nach dem Kauf bereit und verfällt nicht.
Einzelanalyse
6,99 €
1 Analyse · 6,99 € je Vertrag
- 5 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
3er-Paket
14,99 €
3 Analysen · 5,00 € je Vertrag
- 15 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
5er-Paket
21,99 €
5 Analysen · 4,40 € je Vertrag
- 25 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
10er-Paket
34,99 €
10 Analysen · 3,50 € je Vertrag
- 50 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
Rechenbeispiel Einkauf: 15 Rahmenverträge im Quartal
Ab 15 Analysen machen wir Ihnen ein Angebot mit Staffelpreis. Als Orientierung: das größte Paket oben liegt bei 3,50 € je Vertrag, 15 Prüfungen kosten damit rund 52,50 €. Eine externe Erstprüfung liegt üblicherweise bei 180 bis 400 € pro Stunde — schon eine eingesparte Prüfstunde deckt das Ganze.
Schreiben Sie uns kurz, welche Verträge bei Ihnen anfallen. Sie erhalten eine Einschätzung zu Kontingent und Ablauf, meist am selben Werktag.
Häufige Fragen
- Können wir Anlagen und Einkaufsbedingungen mitprüfen?
- Ja. Führen Sie Vertrag und Anlagen in einem Dokument zusammen, dann werden auch Klauseln erfasst, die erst in der Anlage stehen. Genau dort liegen Haftungs- und Preisregeln häufig versteckt.
- Müssen wir jede Bestellung prüfen?
- Nein. Sinnvoll ist eine Prüfung je Lieferant und Rahmenvertrag sowie bei jeder Änderung der Bedingungen. Einzelbestellungen laufen dann gegen einen bereits geprüften Rahmen.
- Ersetzt die Prüfung die Freigabe durch die Rechtsabteilung?
- Nein. Sie strukturiert die Vorlage: die Rechtsabteilung erhält eine Liste mit Fundstellen statt eines Vertragsstapels und entscheidet gezielt.
- Wie rechnen wir das im Einkauf ab?
- Einzelprüfungen über Kartenzahlung ab 6,99 €, ab 15 Analysen als Kontingent mit Sammelrechnung und ausgewiesener Umsatzsteuer.
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