Verträge digital verwalten im Mittelstand: Aufbau in fünf Schritten
Vertragsverwaltung scheitert selten an der Software, sondern daran, dass niemand zuständig ist und Fristen nirgends stehen. Der Aufbau lässt sich in wenigen Wochen erledigen.
Kurz gesagt
Eine funktionierende digitale Vertragsverwaltung braucht vier Dinge: eine einheitliche Ablage, eine gepflegte Fristenübersicht mit Laufzeit und Kündigungsdatum, eine klare Verantwortlichkeit je Vertrag und eine inhaltliche Prüfung vor der Unterschrift. Software hilft, ersetzt diese vier Punkte aber nicht.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Fünf Schritte zum Start
Beginnen Sie mit den Verträgen, die Geld kosten oder Risiken tragen, nicht mit Vollständigkeit.
- Bestand erfassen: alle laufenden Verträge sammeln, inklusive Anlagen
- Priorisieren: Verträge nach Jahreswert und Risiko sortieren
- Fristen eintragen: Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist, Zuständigkeit
- Top-Verträge inhaltlich prüfen lassen und Nachverhandlungspunkte notieren
- Regel festlegen: kein neuer Vertrag ohne Prüfung und Eintrag in die Übersicht
Die Fristenübersicht als Kern
Der häufigste vermeidbare Schaden ist die automatische Verlängerung, die niemand bemerkt hat. Eine Übersicht mit Kündigungsstichtag und Erinnerung sechs Wochen vorher spart in der Regel mehr als jede Softwarelizenz kostet.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Verantwortlichkeit statt Sammelpostfach
Jeder Vertrag braucht eine namentlich benannte Person, die Verlängerung, Preisanpassung und Kündigung im Blick hat. Ohne diese Zuordnung bleibt jede Ablage folgenlos.
Bestandsverträge nachziehen
Prüfen Sie Altverträge in Wellen, beginnend bei den teuersten. Für größere Bestände richten wir ein Kontingent mit Sammelrechnung ein, sodass mehrere Personen ohne Einzelkäufe arbeiten können.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Vor der CLM-Entscheidung: erst den Engpass messen
Prüfen Sie zehn echte Verträge, bevor Sie ein Jahresbudget binden. Sie sehen sofort, ob Ihr Problem Prüfqualität oder Verwaltung ist. 6,99 Euro je Analyse; im Paket ab 3,50 € je Vertrag (10 Analysen für 34,99 €), ab 15 Analysen individuelles Angebot.
- Sofort startklar ohne Implementierung, kein Rollout-Projekt und keine Schulung
- Fundstellen mit Fundort im Dokument, exportierbar für Freigabe und Kanzlei
- Kontingent mit fester Kostenstelle statt Lizenz pro Nutzer und Jahr
Was kostet das konkret?
Feste Paketpreise, einmalig zahlbar, kein Abo und keine Mindestlaufzeit. Das Guthaben steht sofort nach dem Kauf bereit und verfällt nicht.
Einzelanalyse
6,99 €
1 Analyse · 6,99 € je Vertrag
- 5 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
3er-Paket
14,99 €
3 Analysen · 5,00 € je Vertrag
- 15 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
5er-Paket
21,99 €
5 Analysen · 4,40 € je Vertrag
- 25 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
10er-Paket
34,99 €
10 Analysen · 3,50 € je Vertrag
- 50 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
Rechenbeispiel Einkauf: 15 Rahmenverträge im Quartal
Ab 15 Analysen machen wir Ihnen ein Angebot mit Staffelpreis. Als Orientierung: das größte Paket oben liegt bei 3,50 € je Vertrag, 15 Prüfungen kosten damit rund 52,50 €. Eine externe Erstprüfung liegt üblicherweise bei 180 bis 400 € pro Stunde — schon eine eingesparte Prüfstunde deckt das Ganze.
Beschreiben Sie kurz Ihr Vertragsvolumen und die aktuelle Ablage. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob Vorprüfung, CLM oder beides passt.
Häufige Fragen
- Brauchen wir dafür eine eigene Software?
- Nicht zwingend. Für viele Mittelständler genügen eine strukturierte Ablage und eine gepflegte Fristentabelle. Software lohnt sich ab einer dreistelligen Zahl aktiver Verträge.
- Wie finden wir die Kündigungsfristen der Altverträge?
- Laden Sie die Verträge hoch; Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist werden im Bericht ausgewiesen und lassen sich direkt in die Übersicht übernehmen.
- Wer sollte die Vertragsverwaltung verantworten?
- In der Regel die kaufmännische Leitung oder das Backoffice, mit fachlicher Zuständigkeit in den Abteilungen für den jeweiligen Vertragsinhalt.
- Gibt es ein Kontingent für mehrere Prüfungen?
- Ja, ab 15 Analysen mit Sammelrechnung. Eine kurze Anfrage genügt.
Weiterlesen
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Zurück zur Übersicht für Unternehmen