Dokumentenmanagement und DSGVO: Verträge datenschutzkonform ablegen
Verträge enthalten personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Kunden und Ansprechpartnern. Damit gelten für die Ablage dieselben Regeln wie für jede andere Verarbeitung.
Kurz gesagt
Datenschutzkonformes Dokumentenmanagement verlangt vier Dinge: ein Rechtekonzept, das den Zugriff auf die tatsächlich zuständigen Personen begrenzt, dokumentierte Aufbewahrungs- und Löschfristen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter bei Cloudlösungen und einen Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Zugriffsrechte nach Zuständigkeit
Personalverträge gehören nicht in einen allgemeinen Vertriebsordner. Vergeben Sie Rechte rollenbasiert und prüfen Sie sie mindestens jährlich, besonders nach Abteilungswechseln und Austritten. Ein Ordner, auf den alle zugreifen können, ist der häufigste Befund bei internen Datenschutzprüfungen.
Aufbewahren und löschen
Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtliche Löschgrundsatz stehen nebeneinander. Praktisch heißt das: Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht bleiben bis zum Fristende gesperrt zugänglich, alles andere wird nach Zweckfortfall gelöscht. Wichtig ist, dass die Fristen dokumentiert sind und nicht vom Zufall abhängen.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
Cloud und Auftragsverarbeitung
Liegt das DMS bei einem Anbieter, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Prüfen Sie Unterauftragnehmer, Serverstandort, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Regelungen zu Rückgabe und Löschung bei Vertragsende.
Betroffenenrechte in der Ablage
Auskunfts- und Löschersuchen lassen sich nur beantworten, wenn Dokumente auffindbar sind. Eine Volltextsuche über den Vertragsbestand ist deshalb nicht nur bequem, sondern Voraussetzung für die Erfüllung der Betroffenenrechte innerhalb der Monatsfrist.
Erst am eigenen Vertrag prüfen, dann entscheiden: die ersten drei Fundstellen sind kostenlos.
AV-Vertrag prüfen lassen oder Datenschutz-Kontingent anfragen
Wir markieren fehlende Pflichtangaben nach Art. 28 DSGVO, Subunternehmer-Regeln und Löschfristen in rund 30 Sekunden. 6,99 Euro je Analyse; im Paket ab 3,50 € je Vertrag (10 Analysen für 34,99 €), ab 15 Analysen individuelles Angebot.
- Prüfliste zu Art. 28 Abs. 3 DSGVO: Weisungsrecht, TOM, Unterauftragsverarbeiter, Löschung
- Verarbeitung in der EU, Verträge werden nicht für Modelltraining verwendet
- Kontingent für wiederkehrende AVV-Prüfungen inklusive Sammelrechnung
Was kostet das konkret?
Feste Paketpreise, einmalig zahlbar, kein Abo und keine Mindestlaufzeit. Das Guthaben steht sofort nach dem Kauf bereit und verfällt nicht.
Einzelanalyse
6,99 €
1 Analyse · 6,99 € je Vertrag
- 5 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
3er-Paket
14,99 €
3 Analysen · 5,00 € je Vertrag
- 15 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
5er-Paket
21,99 €
5 Analysen · 4,40 € je Vertrag
- 25 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
10er-Paket
34,99 €
10 Analysen · 3,50 € je Vertrag
- 50 Rückfragen im Chat
- Rechnung mit ausgewiesener USt.
Rechenbeispiel Einkauf: 15 Rahmenverträge im Quartal
Ab 15 Analysen machen wir Ihnen ein Angebot mit Staffelpreis. Als Orientierung: das größte Paket oben liegt bei 3,50 € je Vertrag, 15 Prüfungen kosten damit rund 52,50 €. Eine externe Erstprüfung liegt üblicherweise bei 180 bis 400 € pro Stunde — schon eine eingesparte Prüfstunde deckt das Ganze.
Sagen Sie uns, wie viele AV-Verträge pro Jahr anfallen. Sie erhalten eine Einschätzung zu Kontingent und Ablauf, meist am selben Werktag.
Häufige Fragen
- Dürfen Verträge unbegrenzt aufbewahrt werden?
- Nein. Nach Zweckfortfall und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen zu löschen, soweit keine andere Rechtsgrundlage besteht.
- Brauchen wir für unser DMS einen AVV?
- Ja, wenn ein externer Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, etwa bei einer Cloudlösung oder externem Hosting.
- Wie geht CheckVertrag mit hochgeladenen Verträgen um?
- Die Verarbeitung erfolgt in der EU, Dokumente werden nicht zum Training von Modellen verwendet und lassen sich jederzeit löschen. Für Unternehmen stellen wir einen AVV bereit.
- Wer ist intern verantwortlich?
- Die Verantwortlichkeit liegt beim Unternehmen als Verantwortlichem; operativ meist bei der Person, die die Ablage betreut, in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.
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